这是【中学研究与管理】的第61篇原创文章
成绩分析和评价是教学过程中的一项重要内容，能准确、直观地分析和呈现出教学管理过程中的各项数据是数字校园时代的教育工作者的一项必备技能。
如何采集数据？如何分析数据？如何使用数据？很多人的思维依然停留在前互联网时代。普遍存在的问题是：数据采集不完整、数据分析效率低、数据呈现不生动、数据使用不擅长。
经过调查大部分教师对常用数据办公软件EXCEL的熟悉程度仅仅停留在仅会浏览和在单元格填写内容的阶段。他们对以下能极大提高工作效率和工作质量的技能知之甚少：
1、如何快速统计每名学生的总分？2、如何统计每名学生的班名次？3、如何统计统计班级学生各科的平均分、及格分人数、及格率、优秀人数、优秀率、学困人数、学困率等？4、如何统计学生的学校名次？5、如何将学生成绩信息打印在一张纸上？6、如何运用数据透视表？7、如何用图表直观展示学情？
针对这七个问题，我们以分期的形式逐步讲述如何实现。本期文章主要讲述EXCEL的建立、菜单布局、菜单功能及一些快捷应用等。
一、快速建立EXCEL文件
建立EXCEL文件有三种方法：1、在开始菜单建立。2、在已经打开的EXCEL文件里新建。3、在桌面点击右键快速建立EXCEL文件。
二、Excel六大功能板块
Excel界面有六大功能板块：快速访问工作栏、功能区、编辑区、单元格区域、工作表标签、状态栏。我们逐一介绍。
1、板块一：快速访问工作栏
快速访问工具栏位于界面的左上角，是编辑过程中最常用的按钮：【保存】、【撤销】、【恢复】、【打印】和【打印预览】，同时也可以直接使用键盘组合快捷键（后面会有快捷键专门介绍）。
2、板块二：功能区
功能区就是EXCEL应用过程中可能应用到的所有功能的集合地，位置在EXCEL的顶部。主要包含7个选项卡：开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅、视图七个功能区。我们对七个功能区分别讲述。
（1）开始：开始选项卡集中了七个功能区最常用的选项，是最重要、最常用的一个功能区。我们这里会详细阐述。
开始选项卡常用功能有：复制，剪切和粘贴；格式刷可复制文字格式，单元格颜色。文字编辑可设置文字字体字号颜色和单元格背景。也可对单元格调整框线表格调整边框。排序和求和按钮也是高频使用。
更详细菜单看下图：
（2）插入：插入是指为了丰富、亮化EXCEL文件时需要进行的操作。选项卡常用功能：数据透视表（后有操作实例）、图片、图形、图标、文件等。
（3）页面布局：页面布局选项卡主要功能：对Excel表格进行打印和输出。调整合适的页边距，纸张方向和大小后，就可对表格进行打印预览和打印缩放操作。
（4）公式：公式选项卡主要功能是集合了常用函数，只需点击相应按钮，例求和函数，平均值函数和计数函数。本功能后期文章会详细阐述。
（5）数据：数据选项卡包含处理数据的功能，例自动筛选、数据排序和处理重复数据等。
（6）审阅：审阅功能主要为其它同事或领导修改时使用的选项。审阅选项卡的主要功能有：新建批注、保护工作表/工作簿，给表格设定打开密码等。
（7）视图：视图是编辑或浏览文件时需要用到的浏览控制工具。视图选项卡常用功能有：显示网格线、分页预览、阅读模式和冻结窗格等。
3、板块三：编辑区
编辑区有两个显示框：名称框和编辑区。名称框：单击单元格A4时，在名称框会自动显示当前单元格地址：A4。编辑框：显示当前单元格内的内容。
4、板块四：单元格区域
单元格区域：编辑栏下方，就是单元格区域，在这个工作区可以输入函数公式，复制粘贴，插入行/列等所有为完成所需工作的一切操作。
5、板块五：工作表标签栏
工作表名称默认为Sheet1，点击右侧的加号，可以增加工作表Sheet2，以此类推；可单击Sheet1，鼠标右键-重命名工作表名字，也可给工作表填充颜色等。
6、板块六：状态栏
状态栏功能主要功能为：汇总数据、切换视图模式和调整表格的显示比例。
汇总数据只需选中单元格区域，在状态栏左下角，就自动计算出平均值，计数和求和数值。
状态栏右侧为视图功能区，可按需切换3种视图模式。
右下角还可用控制缩放条，来调整表格的显示比例。
三、EXCEL文件的保存和打印
文件编辑完成后需要保存，有些还需需要打印，方法如下：
1、保存
根据使用者需求，EXCEL为使用者提供了多种保存方式，几种典型的保存方式如下：
（1）点击文件，点击保存（原文件更改）；
（2）点击文件，点击另保存，选择保存位置（原文件仍然存在）；
（3）点击文件，点击输出为PDF（选择保存位置），文件保存为PDF格式，只能查阅，不能再更改（一般用于定稿）。
（4）点击文件，点击输出为图片（选择保存位置），文件保存为图片格式。
2、打印
文档的打印也设置有多种操作和展现形式，基本方法如下：
（1）打印前先预览打印（看看是否符合使用要求）；
（2）调整纸张、页面布局、页边距、打印份数、页数、缩放比例等；
（3）如无问题，可点击直接打印。
四、EXCEL常用快捷键
快捷键是为了使用者快速切换或调用某一编辑功能而设置的组合操作键，它大大提升了编辑者的编辑效率。这里展示一些常用的快捷键，使用者可以根据自己的需要熟练记忆一部分。
任何一项技能的掌握和应用都需要时间和耐心，在倡导终生学习的时代，每一个人都需要保持学习和进步之心，EXCEL应用技能毋庸置疑是需要读者们掌握的一项基本功。
EXCEL的掌握和应用需要实践，只有敢于实践，主动尝试才有可能从菜鸟到老手。
下期文章预告《学会EXCEL，让工作简单起来之③使用公式求总分、平均分、及格率等》
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